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Gesti贸n del contenido empresarial: administrar la informaci贸n no estructurada de su organizaci贸n cu谩ndo y c贸mo lo necesite


Con ECM es posible capturar toda su informaci贸n, administrarla y acceder a ella



La gesti贸n del contenido empresarial (Enterprise Content Management, o ECM por sus siglas en ingl茅s) es un conjunto de herramientas, m茅todos y estrategias que cualquier empresa, independientemente de su tama帽o, debe implementar. 驴Por qu茅? Porque nos encontramos en la era de la informaci贸n y esta informaci贸n representa una ventaja competitiva para cualquier organizaci贸n, pero necesita ser capturada, guardada, administrada, preservada y, adem谩s, compartida con la persona adecuada, en cualquier momento y lugar. Eso es, precisamente, lo que brinda ECM.


Una soluci贸n ECM le pone los documentos en la palma de la mano. Los empleados pueden buscar y recuperar sus documentos en segundos desde una PC, y es pr谩cticamente imposible perder un documento archivado en el sistema. En otras palabras, los empleados se hacen m谩s productivos porque no necesitan gastar tiempo buscando la informaci贸n que necesitan; tampoco tienen que esperar por un archivo que est茅 en uso por otro trabajador, ya que el sistema permite acceso simult谩neo a los documentos en toda la compa帽铆a. Al permitir un r谩pido acceso a documentos que antes hac铆an perder tiempo en su b煤squeda se logra una mayor eficiencia. Esto permite que la respuesta al pedido sea mucho m谩s r谩pida y se mejore el servicio al cliente.


Todas estas ventajas, sumadas a los beneficios inicialmente promocionados, como la eliminaci贸n del papel en la oficina, ayudan a reducir los costos de mano de obra relacionados con la administraci贸n de documentos y tambi茅n reducen los gastos en lo que se refiere al almacenamiento f铆sico.


Proteger de forma segura los activos de la informaci贸n mediante el uso de la tecnolog铆a y mantener la integridad, es decir, dar garant铆a de que el acceso a la informaci贸n o la modificaci贸n de 茅sta s贸lo pueden llevarlo a cabo las personas autorizadas, es otro de los beneficios de este tipo de soluci贸n.


Una soluci贸n ECM puede ayudarle en la gesti贸n de la documentaci贸n clave que su empresa necesita conservar para fines de cumplimiento. Estas soluciones establecen permisos de acceso a documentos basados en el usuario, automatizan los procesos de retenci贸n programados y proporcionan las pistas para auditor铆as detalladas que muestran qu茅 empleados acceden a documentos espec铆ficos y cu谩ndo. Por otra parte, ECM puede ayudarle r谩pidamente a localizar la informaci贸n solicitada por los auditores y acceder a ella para cumplir con los mandatos regulatorios.


Invertir en una soluci贸n ECM le permitir谩 estar m谩s acorde con el medio ambiente, porque al administrar sus documentos electr贸nicamente est谩 ayudando a reducir la cantidad de papel que su negocio consume. Y esto no s贸lo significa que est谩 ayudando a conservar los 谩rboles, sino que tambi茅n est谩 reduciendo las emisiones de carbono y el consumo de combustible que es necesario para transportar el papel.


Una empresa que utilice ECM para administrar sus procesos internos podr谩 automatizar sus procesos, agilizar la implementaci贸n de ventajas competitivas, y aumentar la velocidad de entrega de la informaci贸n a los clientes.


DocuShare: el ECM de Xerox


DocuShare es la soluci贸n ECM que Xerox les ofrece a sus clientes. Es una de las plataformas de administraci贸n de contenido m谩s flexibles y f谩ciles de usar que existen hoy en el mercado. Con DocuShare se puede administrar una gran variedad de contenido en papel y digital, as铆 como gestionar los procesos empresariales de manera que sus usuarios puedan, de forma eficiente, acceder a la informaci贸n cr铆tica de la empresa, compartirla y procesarla las 24 horas los 7 d铆as de la semana.


Juan Carlos Nietch, Office Solutions Business Manager de Xerox Distributor Group, dice: 鈥淐on la implementaci贸n de DocuShare nuestros clientes han logrado beneficios significativos en sus procesos internos y alcanzado ahorros de hasta un 80 por ciento del tiempo que emplean en buscar informaci贸n, y hasta de un 50 por ciento en sus costos operativos. Es una soluci贸n f谩cil, rentable y escalable que le permite administrar sus documentos y acceder a ellos en cualquier momento y desde cualquier lugar鈥.


Para ejemplificar c贸mo este software ayuda a las empresas, veamos el caso de los beneficios que Universal Pictures en Hollywood alcanz贸 al implementar en sus oficinas el software ECM DocuShare.


Antes de tener DocuShare, todos los archivos se guardaban en carpetas f铆sicas de tipo acorde贸n, que eran dif铆ciles de almacenar e incluso mantener organizadas. Sin embargo, al implementar esta soluci贸n la compa帽铆a transform贸 el departamento de Story (Contenido) en un entorno virtual libre de papel.


Se digitalizaron todos los documentos (como los de investigaci贸n, legales, etc.), y se guardaron en las carpetas de proyectos previamente creados. Todo el personal pod铆a acceder a ellos desde sus escritorios. Luego, Xerox introdujo otro avance al utilizar Microsoft Outlook, lo que permiti贸 arrastrar y colocar en DocuShare los mensajes de Outlook, con lo cual se simplific贸 m谩s la forma en que trabajaba el departamento y se eliminaron aun m谩s pasos que consum铆an tiempo.


Con la implementaci贸n de DocuShare, el departamento de Story ha visto como todas esas tareas que antes consum铆an demasiado tiempo se realizan con mucha m谩s facilidad y rapidez. Pero, sobre todo, los documentos est谩n guardados y se pueden compartir en el momento y lugar que se necesiten, y con la persona que los necesite.

Gesti贸n del contenido empresarial: administrar la informaci贸n no estructurada de su organizaci贸n
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Esta nota/art韈ulo ha sido originalmente publicado por www.caracasdigital.com, el 12 de Setiembre de 2014..

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