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Viajes corporativos: en la mira de las empresas

* Por Augusto Ohashi, Head de Cuentas Globales y Corporaciones de Amadeus Latinoam茅rica

Los viajes corporativos han aumentado considerablemente en Latinoam茅rica. De acuerdo a datos de la primera edici贸n del Latin American Business Business Travel Barometer desarrollado por el Grupo Concomitance con el apoyo de Amadeus desde el a帽o 2000 este tipo de viajes han tenido una tasa de crecimiento promedio de un 7.2%, y el presupuesto destinado por las compa帽铆as en la regi贸n a viajes de negocios aument贸 cerca de 5%, entre mayo de 2013 y abril de 2014. Este crecimiento muestra que las empresas est谩n expandiendo sus negocios, tanto local como globalmente, lo que exige el desplazamiento de funcionarios con m谩s frecuencia. Sin embargo, si no son bien administrados, esos viajes pueden dejar de ser una ventaja para las empresas y ocasionar p茅rdidas y dolores de cabeza.

Para optimizar los viajes y generar menos gastos, hay algunos factores a los cuales las empresas o corporaciones necesitan dar atenci贸n.

1. Tener una pol铆tica de viajes

Es necesario que la empresa defina una pol铆tica de viajes que debe ser respetada por todos. De esta manera, es posible establecer est谩ndares que faciliten controles y permitan mejorar los negocios. Por ejemplo, al escoger una 煤nica aerol铆nea o agencia de viajes, la empresa puede ofrecer exclusividad a cambio de mejores precios.

2. Formar un equipo responsable del sector

Si la empresa tiene un alto n煤mero de viajes anuales, es bastante aconsejable que tenga un equipo responsable de los viajes corporativos. A fin de verificar la necesidad de adoptar herramientas de reservas directas y de control de gastos, as铆 como encontrar las mejores formas de organizar la pol铆tica de viajes, seg煤n el presupuesto con que se disponga.

3. Dar autonom铆a al viajero

La existencia de un grupo de funcionarios responsable de los viajes ayuda a controlar mejor los costos, pero estos no deben limitar por completo la autonom铆a de los viajeros. La pol铆tica de viajes debe orientar al ejecutivo, mientras que el equipo encargado debe encontrar la manera de aplicar esa pol铆tica para reducir los gastos; sin embargo es necesario que 茅l pueda definir algunos detalles de su viaje. Una herramienta de reservas en l铆nea, por ejemplo, permite que el ejecutivo optimice sus reservas, sin interferencias.

4. Mejorar la seguridad de los viajeros

La seguridad del ejecutivo que viaja por negocios es esencial. La empresa necesita hacer elecciones y definir est谩ndares que aseguren la integridad del trabajador, como tener socios confiables (redes de hoteles, compa帽铆as a茅reas, seguros de viaje) que, de hecho, ayuden al ejecutivo en diversas situaciones.

5. Movilidad y automatizaci贸n

Por 煤ltimo, para facilitar los procesos y optimizar el tiempo, es importante automatizar la administraci贸n en plataformas de gesti贸n. La adopci贸n de la movilidad tambi茅n tiene que ver con la optimizaci贸n del tiempo, pues permite que el viajero pueda acceder a toda la informaci贸n que necesita en todas las etapas de su viaje, como b煤squeda y reserva de tickets a茅reos u hoteles, alertas sobre cambios de itinerario, status de vuelos e informaci贸n de abordaje, entre otros.

Para adoptar las pr谩cticas se帽aladas arriba, lo mejor es que la empresa busque proveedores que acompa帽en la evoluci贸n del mercado y que puedan atender sus necesidades de forma completa. Contratar el servicio con diferentes proveedores va contra la optimizaci贸n del negocio; por eso, es una mayor ventaja cuando se tiene un socio que atienda toda la cadena de viajes completa.

De esta manera, adem谩s de la estandarizaci贸n de los procesos y las herramientas tecnol贸gicas disponibles, la tendencia es que la empresa consiga tambi茅n mejores costos y saque mejor provecho de los viajes corporativos.

Viajes corporativos: en la mira de las empresas
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Esta nota/art韈ulo ha sido originalmente publicado por www.caracasdigital.com, el 24 de Noviembre de 2014..

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