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驴Qu茅 es un verdadero servicio de impresi贸n gestionado?

Por: Joel Mendoza, Enterprise Business Manager, Xerox Corporation Am茅rica Latina y el Caribe

Seg煤n IDC, un servicio de administraci贸n de documentos y servicios de impresi贸n gestionados (Managed Print Services, o MPS por sus siglas en ingl茅s) es la forma de capturar, digitalizar, almacenar y administrar los documentos que se manejan en una determinada empresa para optimizar el flujo de trabajo en el que intervienen los dispositivos que manejan papel, como los faxes, las copiadoras, las impresoras o los equipos multifuncionales. Con estos servicios, las compa帽铆as ahorran costos, ayudan a conectar todo el entorno de inform谩tica de manera segura y compatible, permiten imprimir desde dispositivos celulares o remotos, ofrecen seguridad en el momento de la trasmisi贸n de datos y automatizan los procesos basados en papel.

Aunque estos servicios han sido mayormente adoptados en todas las industrias y todas las regiones del mundo por organizaciones con m谩s de 500 usuarios, son las medianas y grandes empresas las que enfrentan m谩s compromisos. En particular, las grandes organizaciones tienden a tener las m谩s complejas y menos eficientes pr谩cticas de impresi贸n en las oficinas; por lo tanto, son las que m谩s pudieran beneficiarse de contar con servicios MPS optimizados.

Los MPS son ofrecidos por un proveedor de servicio externo para optimizar o manejar la salida de documentos de una empresa a fin de cumplir con ciertos objetivos, como reducir los costos, mejorar la eficiencia y productividad, y reducir la carga de trabajo del departamento de inform谩tica.

Un proveedor de MPS tiene la responsabilidad primordial de satisfacer las necesidades de impresi贸n de las oficinas del cliente, como son el equipo de impresi贸n, los suministros, el servicio y la gesti贸n general del parque de impresoras. Los principales componentes son la evaluaci贸n de las necesidades; el reemplazo selectivo o general de hardware (optimizaci贸n); y el servicio, las partes y los suministros necesarios para el funcionamiento del hardware nuevo o ya existente. El proveedor tambi茅n realiza un seguimiento de c贸mo se est谩 utilizando el parque de impresoras, as铆 como los problemas y la satisfacci贸n del usuario. El proveedor de MPS analiza la informaci贸n recopilada en el curso de seguimiento del uso y hace (o recomienda al cliente) los ajustes necesarios, no s贸lo para garantizar la eficiencia del parque de impresoras, sino tambi茅n para satisfacer las cambiantes necesidades de los usuarios.

Desaf铆os de MPS dentro de una organizaci贸n

Dentro de una organizaci贸n, los MPS pueden encontrar, por un lado, que los materiales y documentos impresos son producidos desde varios lugares (por ejemplo, desde una oficina central o desde toda la base regional de la empresa). El proceso de impresi贸n, por otra parte, est谩 generalmente incluido en procesos empresariales m谩s amplios; los costos est谩n relacionados con los presupuestos de diferentes departamentos; y adem谩s, los servicios de impresi贸n deficientes cuestan a la compa帽铆a tiempo y dinero.

Por eso, dentro de las posibilidades de los MPS est谩 el hecho de que pueden contratarse por uno o varios a帽os para un parque de impresoras o equipos multifuncionales a trav茅s de otro proveedor. Cuentan, a su vez, con hardware, servicios incluidos de suministros y reparaci贸n de aver铆as, o con paquetes combinados de suministro y servicio. Asimismo, procesan facturas e informes combinados de todos los dispositivos que intervienen en el flujo de trabajo, controlan de manera remota todo el parque de dispositivos con el prop贸sito de reducir costos o mejorar la eficiencia de suministros, reparaciones y asistencia t茅cnica.

De acuerdo a IDC, otros aspectos principales de los MPS son el control previsor y la administraci贸n del parque de equipos para ofrecer servicios de reparaci贸n y suministros de reposici贸n, con lo cual se mantiene la disponibilidad del dispositivo y se cumple con los compromisos contractuales.

Los MPS ofrecen tambi茅n asistencia, educaci贸n y entrenamiento a sus usuarios; dise帽an y valoran una soluci贸n, y dimensionan el tama帽o adecuado del parque de equipos; ponen en marcha la optimizaci贸n para apoyar las cambiantes necesidades empresariales; administran el ciclo de vida de los dispositivos (instalaci贸n, traslado, adici贸n, cambio, eliminaci贸n). Y, por 煤ltimo, ofrecen un an谩lisis o informe del uso del parque de equipos relativo a las operaciones y la gesti贸n de contratos (la utilizaci贸n del dispositivo, rendimiento del parque de equipos y las mediciones de SLA/KPI.) Estos dos 煤ltimos son elementos de la administraci贸n de los procesos empresariales: SLA representa los acuerdos de nivel de servicio y KPI es el indicador clave del rendimiento. Ambos se refieren al control de medidas espec铆ficas del rendimiento de una empresa.

Implementar un servicio de impresi贸n gestionado es una tarea que conlleva muchos desaf铆os, pues viene asociada con beneficios y riesgos. Sin embargo, una soluci贸n bien dise帽ada, un proceso de contrataci贸n estructurado, establecer una forma segura para administrar la informaci贸n y la selecci贸n de un fabricante apropiado ser谩 lo necesario para que los procesos de impresi贸n de una empresa sean todo un 茅xito.

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Esta nota/art韈ulo ha sido originalmente publicado por www.caracasdigital.com, el 13 de Marzo de 2015..

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